Novark fornisce servizi di archiviazione digitale documentale in cloud, contabilità esternalizzata, conservazione sostitutiva e fatturazione PA

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La Conservazione Sostitutiva Novark

Cos'è

I Vantaggi

Come Funziona

Maggiori Info

E’ la procedura che la norma prevede per eliminare la carta. Definitivamente. Per Sempre.

 

Questo servizio è offerto da Novark in partnership con Aruba (uno dei più importanti ed affidabili Internet Service Providers italiani) a commercialisti ed aziende.

 

Il servizio di conservazione digitale sostitutiva è conforme alle disposizioni normative in vigore ed agli standard tecnici prescritti.

 

La soluzione permette di gestire e conservare qualsiasi tipo di documento contabile, di libri e registri previsti dalla normativa civilistica e fiscale in materia rispondendo quindi, con un’unica soluzione, a tutte le esigenze di conservazione a norma di legge della documentazione prodotta dal commercialista e dalle aziende sue clienti.

 

Il servizio offerto da Novark assicura i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo dei documenti posti in conservazione.

 

La normativa vigente esplicita gli indici di ricerca (metadati) che devono essere associati ad ogni documento informatico per consentirne la reperibilità e la leggibilità.

 

Questa associazione tra il documento ed i suoi metadati può essere:

 

  • Gestito autonomamente dal commercialista o dall’azienda;

  • Gestito direttamente da Novark su apposito incarico sia per quanto riguarda i documenti contabili prodotti dalle aziende clienti che per i libri e registri prodotti dal commercialista per ognuna delle sue aziende.

 

Oltre a quanto previsto dalla normativa è possibile associare ai documenti destinati alla conservazione ulteriori metadati, quali ad esempio il numero delle pagine, l’anno, il periodo di imposta ed altro, se richiesti dal cliente.

 

Fare conservazione con Novark è un’opportunità per il commercialista di rendere un miglior servizio alla sua clientela e aumentare il proprio fatturato.

Il servizio di conservazione sostitutiva Novark è erogato tramite l’infrastruttura ospitata presso i data center Aruba che rispondono agli elevati standard TIER IV.

 

I dati archiviati sono  custoditi al suo interno ed i massimi livelli di sicurezza adottati in queste strutture impediscono interruzioni del servizio o tentativi di intrusione e manomissione.

 

La soluzione prevede una architettura modulare che presenta le seguenti caratteristiche:

 

  • Affidabilità: totale ridondanza HW e SW di ogni singolo componente

  • Scalabilità: l’architettura è progettata per gestire l’elaborazione di grandi quantità di dati

  • Flessibilità: la soluzione è facilmente integrabile da parte di Novark ed è personalizzabile

  • Storage replicato: il dato posto in conservazione è sempre memorizzato in almeno due infrastrutture storage

 

 

Ai fini della conservazione sostitutiva si intravvedono due diverse modalità operative:

 

  • Novark fornisce al commercialista ed alle aziende sue clienti pieno accesso al suo sistema di archiviazione in cloud TeleDOC, in modo che esse siano in grado di depositare in cloud tutti i documenti contabili che dovranno essere oggetto di successiva conservazione sostitutiva.

 

La gestione tramite TeleDOC consente di poter associare i documenti ai loro metadati da parte del commercialista o dall’azienda stessa.

 

Il commercialista, tramite credenziali di accesso personalizzate, accede a TeleDOC dove con apposite visualizzazioni può avere il controllo di tutti i documenti contabili prodotti da lui e dalle aziende sue clienti per indicizzarle e portarle in conservazione autonomamente.

 

Terminato il processo di indicizzazione e conservazione ogni azienda e commercialista possono visionare tutti i documenti conservati ed estrarne copie.

 

  • Il commercialista o l’azienda delegano a Novark tutto il processo di conservazione dei documenti scansionati e inseriti nella piattaforma cloud TeleDOC. La documentazione sarà disponibile per la consultazione e l’estrazione di copie direttamente dal portale della conservazione sostitutiva.

 

In entrambi i casi il sistema di conservazione avvia da subito le verifiche circa le regolarità della procedura di conservazione effettuata nonché dei documenti che formeranno oggetto di deposito.

 

Come norma prevede, ai documenti, prima di essere avviati in conservazione, viene apposta una firma digitale ai fini di garantirne l’integrità e viene apposta una marca temporale per garantirne la validità nel tempo. Tutto questo avviene nella massima sicurezza ed i dati conservati sono accessibili per un tempo di 10 anni a partire dalla loro conservazione.

 

Al termine del processo di conservazione sostitutiva è possibile eliminare gli originali cartacei archiviati.

 

E’ la scomparsa dei “faldoni”.

TeleDOC® è un marchio registrato proprietà di Novark Srl - Tutti i diritti riservati

Per chiarimenti ed ulteriori informazioni sulle modalità di funzionamento ed i costi del servizio puoi contattarci o scrivere una email alla responsabile del servizio di conservazione sostitutiva sig.ra Valentina Arnaldi all'indirizzo v.arnaldi@novark.it.

 

In alternativa puoi compilare il modulo qui accanto, ti garantiamo una risposta entro 24-48 ore.

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